Wie ein Bullet Journal meinen Arbeitsalltag rettete

von Juliane
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Es war Winter, als ich an der Arbeit ein Jobangebot bekam. Mein aktueller Job würde von 100 % auf 50 % geschrumpft werden, dafür bekam ich zu 50 % eine andere Aufgabe, die mehr Verantwortung und – vor allem – mehr Spaß für mich bedeutete. Begeistert sagte ich zu! Die 50 % Einsparung würde ich schon irgendwie deichseln, ich bin ja schnell im Arbeiten und kann gut organisieren. Auch dass die neuen 50 % vorher von einer Vollzeitstelle ausgefüllt wurde, schreckte mich nicht ab. Im Frühjahr begann meine neue Konstellation und alles war anders.

Mein bisheriges Organisationssystem, was nicht wirklich durchdacht war, funktionierte nicht mehr. Ich hob mir Mails als ungelesen auf, bei denen ich noch ein To-Do hatte. Ich hatte ein Buch für Dokumentationen, einen kleinen Block für Notizen und einen großen Block für wichtige Notizen, die ich später in einer Mappe ablegte. Ja, ich weiß, wie das klingt. Aber es hat über eine lange Zeit gut funktioniert. Doch nun mit zwei Jobs und vielen verschiedene Ansprechpartnern, die alle unterschiedliche Anforderungen und Anfragen an mich hatten, brach es zusammen wie ein Kartenhaus.

Sich eingestehen, dass man Hilfe braucht – seine eigene Hilfe

Ich hatte den Überblick über meine To-Dos verloren und wusste nicht, wie ich Gesprächsnotizen am besten festhalten sollte. Ich sah mir an, was andere taten. Einige Kollegen nutzten One Note, im Internet bekam ich öfters den Tipp von Trello. Digital fand ich gut! Denn meine vielen Papiere wollte ich nicht mehr mit mir rumschleppen. Doch auch mit den Programmen kam ich nicht zurecht. Ich konnte nicht hin- und herschieben, ich bekam immer noch keinen Überblick über offene Aufgaben und meine Notizen.

Und obwohl ich in der IT arbeite und normalerweise alles mit meinem Smartphone regelte, fehlte mir das Kritzeln, Schreiben und Abhaken mit der Hand. Mir fehlte ein Stift, mir fehlte das Papier. Und dann dachte ich zurück an meinen Filofax, der noch in meiner Schublade schlummerte. Aber sind wir ehrlich – mich stört der Ring in der Mitte beim Schreiben und das Zubehör ist ziemlich teuer. Mehrere Menschen erzählten mir dann von ihren positiven Erfahrungen mit Bullet Journals und ich winkte erst ab. Ach, ein Buch, wo ich kleine Zeichnungen reinmalte und einfach einen Kalender reinschrieb konnte doch nicht die Lösung sein. Dafür hatte ich doch gar keine Zeit.

Bullet Journaling ist doch einfach nur „Kalender aufhübschen“

Doch es ließ mich nicht los und ich las mich mehr in die Thematik des Bullet Journaling ein und bestellte mir den Guide von dem Erfinder Ryder Carroll. Ich mache es kurz: Ich habe es extrem unterschätzt. Bullet Journaling ist eine Methode, seine Arbeit zu organisieren und strukturiert abzuarbeiten. Wir haben eine langfristige Planung, eine mittelfristige und eine kurzfristige. To-Dos werden geplant und können jederzeit verschoben werden, ohne dass sie verloren gehen. Es gibt nur eine handvoll Abkürzungen, die man nutzt – und die ausreichen, um seine Arbeit zu sortieren.

Sofort machte ich mich hochmotiviert daran, mir ein Bullet Journal für die Arbeit aufzusetzen. Die Grundlagen zu schaffen dauert ein wenig, aber danach geht es wie von allein. Für die Arbeit brauche ich keine Zeichnungen, Malereien oder viele bunte Farben. Ich lebe es minimalistisch (ergo wenig Zeitaufwand) und fokussiere mich auf das Wichtige: Meine Arbeit zu sortieren. Nun habe ich es seit über zwei Monaten und könnte mir ein (Arbeits-) Leben ohne gar nicht mehr vorstellen.

Das Gefühl der Kontrolle und den Überblick haben

Alles, was ich brauche, habe ich an einem Platz. Ich habe meine To-Dos, meine Termine und meine Dokumentationen in einem Buch. Ich finde schneller Informationen und es geht nichts verloren. Ich habe nicht mehr das Gefühl, dass ich die Hälfte meiner Aufgaben vergessen habe. Das kenne ich nämlich auch: Das Gefühl, nie fertig zu werden. So plane ich die gesamte Woche mit To-Dos, lasse immer Lücken für kurzfristige Dinge – wobei ich die meisten To-Dos erstmal auf die Monatsplanung verschiebe. Ich fühle mich strukturiert. Jede meiner Aufgaben wird fair behandelt. Dringende Dinge erledige ich zeitnaher, unwichtige Aufgaben gehen dennoch nicht verloren.

Man sieht also klar, dass ich die Bullet Journaling Methode auf meine Wünsche und Bedürfnisse angepasst habe. Notizen zu Meetings schreibe ich auf Post-Its in der aktuellen Woche und übertrage sie später in schöner Schrift. Übrigens ist ein Bullet Journal sehr „agile“, ich sehe klare Parallelen zu dem Backlog, der im SCRUM Framework genutzt wird. Auch ich arbeite in Sprints, jeden Tag, jede Woche, jeden Monat. Mein Leben ist leichter, mein Kopf nicht mehr so voll. Mein Bullet Journal ist wie eine externe Festplatte für mein Gehirn. Ich liebe es!

Übrigens nutze ich mittlerweile auch ein Bullet Journal für mein “Privatleben”, für meinen Blog und meine täglichen To-Dos. Die Ausmaße sind natürlich viel geringer als für mein Arbeitsleben. Aber auch hier hilft es mir, mein ständiges Gefühl der Überforderung und Ohnmacht in den Griff zu bekommen. Es gibt kein besseres Gefühl als alle To-Dos abgehakt zu haben und sich einfach entspannt zurücklehnen zu können, weil das nächste To-Do kommt erst am nächsten Tag. Hach!


Wie organisiert ihr eure Arbeit? Welche Methoden habt ihr schon ausprobiert?

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Buchbahnhof 25. Juni 2019 - 21:38

Hey!
Deinen Artikel kann ich gut nachvollziehen, denn genau so geht es mir auch. Mir wächst mein Arbeitsplatz über den Kopf, ich vergesse Dinge, weil einfach 57 offene Mails da sind und die laufende Post auch reinkommt.
Für den Blog führe ich recht “erfolgreich” ein Bullet Journal, aber auf der Arbeit klappt es einfach noch nicht. Wie machst du das z. B. mit Mails, die es zu bearbeiten gilt? Trägst du die auch ins BuJo ein? Druckst du die aus? Ich war schonmal am überlegen, ob ein Ringbuch sinnvoll wäre, so dass ich die Mails und Schreiben, die ich bekomme da mit einheften kann.
Ich glaube, ich werde es aber auf jeden Fall noch einmal versuchen, denn so geht es nicht weiter.
LG
Yvonne

Antworten
Juliane 13. Juli 2019 - 22:46

Liebe Yvonne,

Mails trage ich nicht alle ein. Ich bearbeite die Mails, die ich innerhalb von kurzer Zeit bearbeiten kann direkt und trage sie gar nicht erst ins Bujo. Die anderen trage ich als To-Do ein und verschiebe sie im Outlook in einen extra To-Do Ordner und lasse sie als ungelesen bis ich sie bearbeitet habe.

Ist vielleicht auch nicht die perfekte Lösung, aber ich komme damit gut zurecht 🙂

Liebe Grüße
Juliane

Antworten
Tina 6. Juli 2019 - 10:54

Hey Juliane,

wirklich klasse, dass das Bullet Journaling dir im Arbeits- und im Privatleben eine Unterstützung ist. Ich nutze es hauptäschlich privat, für die Arbeit brauche ich nicht sooo viel Übersicht. Aber ich kann es mir ohne BuJo nicht mehr vorstellen. Zudem ist es mein kreativer Ausgleich. Vielleicht nicht so grandios wie mancher Profi, aber die ein oder andere Zeichnung fließt mit ein. Es macht mir Spaß und somit beschäftige ich mich gern mit ToDos und Planung.

Liebe Grüße
Tina

Antworten
Juliane 13. Juli 2019 - 22:47

Liebe Tina,

ja, das ist ja gerade das Tolle: Wenn man Zeit und Muse hat, kann man es kreativ dekorieren und wenn es mal praktisch und schnell sein muss, reichen einzelne Zeilen. Hach! Ich bin echt auch ein Fan geworden <3

Liebe Grüße
Juliane

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